为适应松阳不锈钢管厂现代企业制度的需要,松阳不锈钢管厂档案处根据企业档案工作特点,紧扣全年≡档案工作,对年度档案工作检查考评进行量化设计,每年制订《松阳不锈钢管厂档案工作检查考评♂细则》(以下简称《检查考评细ξ 则》并实施。

一、《检查考评细则》制订的必要性和相关背景

1.根据年度工作安排制订《检查考评细则》并与《档案工作年度安排》同步下发,使档案员在日常工作中有所遵循。根据检查考评内容、年度工作重点来开展日常工作,达到了促进工作的目的。

2.根据不同单位档案工作拓展程度∑的差异、大小单位档案工作数量的差异、主体、辅助单位档案工作侧重点的差异要求,在《检查考评细则》考评项目及分值设计上有所体现。对领导重视档←案工作,其管理水平走在松阳不锈钢管厂前列、档案工作量大、档案●工作与松阳不锈钢管厂主要经营活动紧密相连的单位,《检查考评细则》在相应分值上予以倾斜,起到引导松阳不锈钢管厂档案工〒作发展方向、充分肯定档案工作取得成绩的作用。

3.根据以往年底突击应付检查,统计数据弄虚作假的实际情况要求《检查考评细则》在考评项目及分值设计上,要更加细化,达到过程控制和实体检查效果一致并在重要项目中设定评优否决项。实现促进和真实反映松阳不锈钢管厂档案工作管理水平的初衷。

4.根据档案人员更换频繁和档案工作发展不平衡的状况要求《检查考评细则》在基础业务建设方面设计较大分值,促进档案工作整体提高和均衡发展。

二、设计思路

1.对日常档案工作的重点、难点以及上一年度检查中比较突出的问题,体现在《检查考评细则》中。如:2017年,重点工Ψ 作为“做好贯彻制度存在问题的整改复查工作”、“结合重点工作,对各协作组组长进行培训,提高▃业务能力等”,体现在《检查考评细则》中的“二级单位的指导监督职能”由5分增加至10,“自查存在问题的整改”由最高5分增加至10分;2018年,重点工作为“审核松阳不锈钢管厂子企业文件归档范围和保管期限表”、“依据各单位2017年档案统计年报,对库存档案数量进ζ 行抽查”及下属机构重组较多现象,将《检查考评细则》中的“资产与产权变动处置”由1分增加至2分,针对检查工作中发现的归档范围不全面、保管期限不准确问题将“对照部◇门职能,按部门、岗位人员制定年度归档范围”由1分增加至2分,针对统计台账不齐全现象,由“取消评优”,改为“复检”。

2.强化基础业务建设,注意延续历年︽基础业务建设的普遍项和加强薄弱项,如档案统计工作作为重点检查考评项目加大分值;真实反映档案工作实际情况〓,检查考评注重对档案实体和档案目录、台账、统计表、利用登记、计算∩机系统应用等实物的检查。例如,“利用效果典型事例5分”,如1个事例非常突出,则可得5分,如5个事例都不够典型则不得分,突出生产经营主体档案管理▅。《检查考评细则》从基础项、重点项、加分项的项目设置和分数都向生产经营主体单位倾斜。如“档案收集”中“基建档案”按归档数量╲得分,又如“系统应用”中按档案种类分布设置分值,体现多录入多①得分。

三、量化检查考评项目、得分点和考评等级

1.量化考评项目及对应分数、评分细则、检查要点。

2.量化→得分点。按考评项目分层次、数量、质量、实际效果量化得分。层次:如二级公司与一级单位,主体厂卐矿与辅助单位;数量:如档案种※类多数量大的得分多;质量:如设置了新增归档内容、《档案管理计算机系统》应用件号自动生成项等;实际效果:领导分管档案工作↙↙1分,得分点是有新思路、新举措且实施效果好;设置档案员培训效果、设备档案鉴定∏效果项等。

3.量化考评结果:检查考评情况逐项分解记¤载,按考评分数将考评结果确定为优秀、优胜、合格、不合格。同时,关键项可以决定考评结果,设置了复检项,项目虽然◤分值少,但可以复检。如:无违反《档案法》现象1分,如有发生将进行复检;又如某一类档案未归档进行复检。

四、项目↓的实施

第一,档案处对全公司档案人员进行专题培训,详细讲解《检查考评细则》项目内容、评分细则和检查要点。培训列入团公司培训计划;集中组织办班,计算①机演示教学,专题教材人手一册。2016年培训二天,2批次,197个单位223人;2017年培训二天,2批次,186个单位205人。第二,以档案工作协作组为单位进【行研究讨论,进一步吸收掌握。第三,各立◣档单位制订实施计划,突出本单位重点、特点。第四,档案处按协作组分工进行业务指导。参加协作组会议,到档案室或电话咨询↓指导。第五,年底检查考评。在各立档单位自检的基础上,公司进〖行检查。检查程序:听取汇报,对照《检查考评细则》逐项检查,记录检『查情况、评分,当场公布检查考评结果。2016年,公司组织8个检查组对195个立档单位进行了检查,其☆中优秀单位100个、优胜单位48个、合格单位43个、复检单位4个,2017年公司组织9个检查组对公司190个单位档案工作进行了全面检查考评,其中优⌒ 秀单位91个、优胜单位44个、合格单位51个、复检单位4个。

五、实施效果

1.全面完成年度工作计划。项目▼实施以来,各单位按照《检查考评细则》安排日常工作,掌ㄨ握时间进度,全面完成年度工作计划。

2.档案管理水平普遍提高,基础业务建设均衡发展。《检查考评细则》中“基础业务建设”占一半分◥值,促使各单位在基础业务上进一步下功夫,各单位基础业务建设都得到了提高。特别是,档案统计的准确性、时效性有ぷ显著提高。松阳不锈钢管厂档案工作整体水平上了一个新台阶。

3.档案工作在重点、难点方】面有所突破。在重点技改工程竣工档案管理、设备档∩案管理、产品档案管理、资产与产权变动档案处置、档案管理系统的开发和应用◤、新领域档案收集、档案统计、档案交接、利用效果汇集等项重点工作有较大提高,客观上对这些工作的开展,起到促进作■用。如“利用效果反馈”方面典型事例大增▽、文字叙述翔实。

4.检查考评结果准确与实际一致。由于《检查考评细则》的项目、分值设置︻科学,全年工作在过程中逐步实施,容不得弄虚作假,使得检查考评结果体现了档案种类多、数量大、工作量大、利用□ 效果突出、工作深入、管理质量高及领导重视的单位得到了较高△分数,考评结果与实际情况相一致。